Методы тайм менеджмента. Техники управления времени

| Автор: | Рубрика: Саморазвитие

metody-tajm-menedzhmenta

Методы тайм менеджмента кратко – это технологии по организации личного, профессионального, социального времени, а в результате — повышенная эффективность труда.

Время — это ценный ресурс из всех существующих. Его невозможно вернуть обратно.

В тайм менеджменте разработана техника, связанная с управлением временем.

Руководители предприятий, бизнесмены, предприниматели, постоянно изучают и применяют методы на практике, не жалея время и усилий.

Методы тайм менеджмента кратко

Эффективный и доходчивый тайм менеджмент позволит осмысливать ваши решения, поступки на целесообразность, а так же увеличить саморазвитие до совершенствования.

Вам будет интересно знать «как можно достичь эффективности в работе».

Для этого в тайм менеджменте существуют 2 способа, за счет:

  • Экономия запланированного времени. Решаете проблему, уменьшая временной интервал.
  • Правильное планирование дел. При этом сокращаются объем и число задач.

Но прежде сделайте диагностику себе. Возможно, у вас есть барьеры, и они мешают использовать личное время с большей отдачей.

К барьерам можно отнести:

  • перфекционизм – затрудняет в назначенный срок выполнить задачу.

Поясню. Разработчики проекта постоянно стремятся к совершенству, забывая об окончании проекта. И неудовлетворенность от полученных результатов является причиной без эффектного использования времени.

В рамках современного тайм-менеджмента: постоянный пефрекционизм- это большое зло.

  • прокрастинация – это откладывание проблем на потом, на «завтра». Стив Джобс (амер. изобретатель, дизайнер) очень точно сказал, что: «тот субъект, который оттягивает выполнение дел на завтра, он нездоровый, неудачный, несчастный и бедный человек».

Кроме 2-х перечисленных барьеров, возможно, вам не хватает знания по управлению своим временем. Отсутствуют нужные инструменты тайм менеджмента или жизненные ресурсы.

В любом человеческом организме заложены отрицательные эмоции, которые отнимают время: это стресс, тревога и чувства разбитости. Они не дают возможность активно управлять личным временем. Преодолейте все препятствия, обучайтесь методами, и радость к вам вернется.

Моя целевая задача – предоставить методы тайм менеджмента кратко и доходчиво, чтобы вы овладели навыками и применяли в жизни.

Техники тайм менеджмента метод Парето

Время, как нам кажется, безграничное и вечное. Но это не так. У каждого человека есть отведенное время жизни, то есть существуют границы. По истечению суток ваши дела упаковываются в емкость. Чем больше дел, тем солиднее ваша емкость.

Можно заполнять ее никчемными делами, или целевыми задачами, от которых получите достойный результат и вы прославитесь.

Экономное и продуктивное использование временного ресурса позволит вам оценить свою работу.

Эффективные техники тайм менеджмента помогут управлять качественно рабочим планом, и планировать отдых:

  • Применение креативности. Подход к делу творчески позволяют внедрять уникальные и интересные идеи. Способствует сэкономить рабочее время и повысить продуктивность.
  • Работа на компьютере. Навыки работы на современном компьютере заключаются в целенаправленном использовании программ и сервисов. Грамотная работа сэкономит время, жизненную энергию, направит усилия для выполнения ваших действий.
  • Мышление. Моментальное мышление позволит оценивать сложившуюся ситуацию критически, уменьшая время на размышление, а затрачивая в основном – на выполнение рабочей задачи.
  • Переговорный процесс. Приобретенный навык при переговорах значительно ускорит процесс, и поможет достичь скорейшего соглашения с положительным результатом. Освободит часть времени для решения более важных рабочих проблем.
  • Делегирование дел. Если у вас появилась возможность, то перепоручите работу одному из ваших сотрудников, друзей. Такой вариант облегчит в работе и сэкономит ваше время. А вы сконцентрируйтесь над другой задачей.
  • Эмоциональная выдержка. При негативных эмоциях человек становится непродуктивным, соответственно, теряется временной ресурс. Научитесь правильно управлять своим эмоциональным интеллектом. После чего повысится производительность и трудовой результат.
  • Ускоренное чтение. Быстрое чтение резко увеличит поток получаемой и усвояемой информации в короткий срок.
  • Прогресс многозадачности. Научитесь группировать небольшие аналогичные планы и задачи воедино. Не объединяйте крупные дела, на разработку которых потребуется продолжительное время и внимание.

Метод Парето тайм менеджмент, где увидишь такое сочетание цифр: 20/80. Что обозначает по принципу Парето: достаточно 20% средств и усилий, чтобы достичь 80 % хороших результатов.

Этот метод сформировал экономист из Италии в 1897 году, его звали Вильфредо Парето.

Методы управления временем тайм менеджмент

Чтобы овладеть знаниями и руководить своим временем, необходимо преодолеть основные ступени тайм менеджмента:

Ступень 1. Составляйте план действий.

Повышенная результативность принесет пользу, как в личной жизни, так и в профессиональной деятельности.

Вам достаточно составить план дел на день, неделю. Четкое планирование поможет продуктивно и более плодотворно справиться с любой работой.

Неважно чем вы занимаетесь: работаете в офисе; учитесь, а вечерами подрабатывайте.

И даже, если у вас есть должностная инструкция и ваши действия четко регламентированы.

Успешные и деловые люди постоянно планируют рабочие трудовые дни и личную жизнь.

В тайм менеджменте есть важные аксиомы, которые необходимо запомнить:

  • Письменно записывайте цели. Не изложенная цель на бумаге, обозначает, что она не существует.
  • План каждого дня. Список дел выстраивайте заранее, тогда от ваших действий производительность увеличится на 25 %, несмотря от вида деятельности.
  • Огромные дела дробите на небольшие подзадачи. Крупный и продуманный проект легче решить, если он будет выполняться последовательно по запланированному плану. А каждая подзадача решается в срок.

Дайте себе установку, составлять перечень дел на завтрашний рабочий день. Желательно вечером, за час до сна. Тогда весь день будет расписан подробно, чем заниматься с утра, днем и в конце смены.

Но иногда могут возникнуть непредсказуемые ситуации. Поэтому, отложите на непредвиденный момент небольшой временной резерв.

Поймите, что затратив всего 10 минут на составления перечня дел. Вам окупится всё со временем: целесообразное внедрение плановой политики в жизнь, докажут ваши результаты.

Ступень 2. Формируйте определённую задачу и планируемый результат.

Грамотная целеполагания возможно только при стратегическом и успешном планировании. Ваша задача четко определиться с основной целью и умело разделять ее на важные и определённые подзадачи.

«Декомпозиция цели» именуется этот навык в теории тайм менеджмента. На практике такое понятие является основным способом, то есть переход от большого, общего к мелкому, частному.

Пример.
Директор фирмы хотел бы услышать предложения от маркетологов, «как поднять текущие продажи на 25 % в каждом торговом зале».

И получил такой ответ. Один предложил провести рекламную акцию в интернете. Второй рекомендовал поменять ценообразование на товары.

Метод тайм менеджмента и целеполагании, в основе которых лежит принцип SMART.

Выбранная цель, задача должна быть:

  1. конкретная;
  2. измеримая;
  3. выполнимая, за отведенный период;
  4. востребованная;
  5. ограниченная по времени.

Решающим критерием производительности локальной цели — это ее конкретность.

Залог успеха в продвижении к объемной цели — это последовательное выполнение небольших, но конкретных подзадач, что значительно ускорит время ее достижения.

Имея перечень подзадач и общее направление к цели, является важным секретом управлением временем.

По такому принципу работают бизнесмены, пишут свои произведения писатели: сперва план, а затем по пунктам его осуществляют.

Ступень 3. Зафиксируйте план ваших действий.

Если применить на практике «Диаграмму Ганта», то мы отчётливо и чётко сможем проследить за выполнением и продвижением задачи к конкретной цели. В диаграмме отражается продолжительность по времени, срок и очередность выполнения.

Пример.
Вы имеете земельный участок, существует план грядок. В зимний период вы на листе бумаги, планируйте на какой грядке что посадить, чтобы культуры не повторялись в течение 3-х лет.

В диаграмме отражаете день посадки для каждой культуры в отдельности.

Затем вы планируйте время: полива, отработки от вредителей, прополки, сбор урожая.

Но кроме этого у вас имеется план благоустройства участка и посадки новых деревьев или кустарников, удаления зарослей.

Более мелкие дела можно объединить в одно дело, а большие дела можно разделить на несколько последовательно выполняемые задачи.

Наглядное и постоянное отражение выполненных задач позволит внедрить другого сотрудника на любом этапе выполнения объемной работы для ускорения и продвижения к плановой цели.

Ступень 4. Приоритетность дел.

Задача каждого дня это выявление главного приоритетного дела в самом начале. А затем последовательное выполнение текущих запланированных задач наступившего дня.

Примеры.

  1. Вопрос, что вы сначала сделаете: польете грядку с клубникой, или ее соберете. Ответ: сначала клубнику собрать, а затем грядку полить. Ваша ягода останется сухой и дольше сохранится.
  2. Что лучше купить подарок сыну ко дню рождения, который будет через день. Или купить впрок гостинцы и сюрпризы к Новому году, который будет через 3 месяца.

• Для ежедневного планирования существует простейший способ АБВГД.

На первом месте стоит буква «А», значит и дела самые важные. Под буквой «Б» дела второй степени важности. Под следующей буквой «В» — дела стоящие на третьем месте – средней важности и т. д.

Без сомнения, что дела, стоящие в списке под буквой «А» нужно осуществлять в первую очередь. Но список дел большой, с чего начать.

Если прислушаться к рекомендациям Брайана Трейси, оратора по тайм-менеджменту, который советует «с утра съедать хотя бы по одной лягушки на завтрак». Б. Трейси под словом «лягушка» обозначил дело, которое неприятно выполнимое, или довольно сложное, требующее множество усилий для его завершения.

Если вы, преодолев свою лень, страх перед сложнейшей задачей, все же выполните неприятное дело, то эффективность следующих дел резко увеличится. Возрастет самооценка, почувствуете себя героем дня.

Вы забудете, как раньше переносили трудные дела на завтра, или послеобеденное время. А тяжесть от невыполненного неприятного дела тяготила вас, и портило настроение.

• Первоочередные дела и приоритетность Дуйат Эйзенхауэр четко разделил их на 4-е вида.

Разработанная «Матрица Эйзенхауэра», помогала ему на посту президента США, политического и военного деятеля.

Кратко опишу 4-е вида текущих дел:

  1. дела сверх серьёзные, сверх срочные;
  2. дела обязательные, но не горят по срокам;
  3. дела горят по срокам, но не обязательные;
  4. дела не горят, не обязательные.

Ступень 5. Главное на первом месте.

Сосредотачиваться на главном и не переключаться на другие дела – это и есть практическая и важнейшая техника в тайм-менеджменте.

Рациональное применение своего времени позволит преобразить вашу жизнь и добиться определённых достижений при помощи методов и управления ресурсами времени.

Делегирование дел является одним из самых существенных методов высвобождения времени и классическая составляющая тайм менеджмента.

Делегировать, значит перепоручить трудоемкую или неприятную работу другому человеку. Возможно, потребуются финансовые затраты.

Примеры:

С помощью других работников:

  • Вскопать участок земли;
  • Оштукатурить стены и выложить плитку в ванне;
  • Заказать пиццу на дом.

Запомните. Чем выше вы оцениваете свое личное время, тем чаще вы можете делегировать второстепенные дела.

  • Не теряйте зря время.

Например.

Едете в метро, в электричке: читайте, случайте аудиокниги, изучайте иностранные языки. Это тоже является навыком в тайм менеджменте по развитию личной эффективности.

  • Учитесь говорить слово «нет». Это также техника тайма для экономии времени.

Не отказывайте всем подряд. Просчитайте, что получите взамен от общения с конкретным человеком: энергетическую подпитку или потеря вашего временного ресурса.

  • Берегите время.

Если ваша соседка постоянно говорит одно и то же. Избегайте от ее общения. А также время провождение в соцсетях, у экрана телевизора.

Помните, что маленький неплановый перерыв может грозить невыполнением плановых обязательств текущего дня.

Ступень 6. Анализ прошедшего периода.

По правилам тайм менеджмента необходимо проводить анализ дел за прошедший период. Для этого оглянитесь назад и сделайте справедливые выводы ошибок, допущенные при потере своего личного времени.

  • Анализируйте то состояние, в котором осуществилась интенсивная потеря временного ресурса. Принимайте конкретные меры и устраняйте их.
  • Постоянно осматривайтесь, в нужном ли направлении вы движетесь, и с какой скоростью.
  • Если ваша интуиция подсказывает, что вы лишились над собой контроля или слишком глубоко увлеклись над решением задачи. Найдите мужество, остановитесь, сделайте перерыв. Попробуйте свои дела направить в нужное русло.
  • Вы можете создать свою фишку: личные правила по управлению временем. Чтобы ваша жизнь была неподражаемой.

Ступень 7. Плановый отдых.

Включайте обязательно в свою жизнь время на отдых. Для управления временем и распределением трудовых нагрузок необходим соответствующий отдых. Он является важным элементом постоянного успеха.

Для каждого человека отдых может быть разный.

Примеры.

Одному достаточно встреча с другом/подругой. Другому — рукоделие. Третьи предпочитают ловлю рыбы или выезд на шашлыки.

Возьмите за правило: восстановить силы это ваша обязательная программа, бизнес — задача накануне трудовой недели.

Самое главное.

Не экономьте время на сон, на общение с родственниками – это так же основные аспекты целенаправленного тайм-менеджмента, как постановка и проектирование глобальных задач.

Перечень неуказанных методов управления временем

Насчитывается множество техник «как правильно управлять личным временным ресурсом».

«Принцип 20 80 Парето», «Съешь лягушку» и «Метод АБВГД» Б. Трейси, «Матрица Эйзенхауэра»- ранее описанные методы.

• В 25-ти пятилетнем возрасте Бенджамин (жил с 1706 по 1790) разработал свою «Пирамиду Франклина», в которой составил плановые цели до конца своей жизни. Ежедневно выполнял его.

Mind maps (карта ума) или интелект- карты.

Разработал Тони Бьюзена. Его метод позволит эффективно и творчески мыслить и обрабатывать полученную информацию. Применять можно при презентации, мозговом штурме, принятии правильных решений, самоанализе, планировании проектов.

Хронометраж.

С помощью часов фиксируется точное рабочее время на изготовления детали на станке, проведение совещания, операции.

Современный тайм- менеджер действует под кратким изречением : «Меньше работай, больше успевай!».

История об управлении временем

Из записей очевидцев существовал примитивный перечень тайм методов планирования рабочего времени при помощи записок на память и перечень дел.

Ранее появились перекидные календари на весь год для конторских работников. На каждом листочке записывались разные дела: встречи, переговоры. Такими календарями пользовались почти целое столетие. Но постепенно стали появляться ежедневники, еженедельники, телефонные книжки.

На смену пришли органайзеры. В их состав входили: календарь, ручка, блокнот или книга контактов. Все упаковывалось в кожаный футляр на кнопке или замке.

В 1975 г. был изобретен прославленный «тайм менеджер». Им пользовались только успешные люди. Они тратили много средств на обучение, осваивая основы по управлению временных ресурсов.

В настоящее время появились электронные инструменты для плановой организации своим временем: различные программы для компьютера, смартфоны и т. д.

К новоизобретённым методам планирования временем можно отнести:

  • Trello— для ведения дел с малым составом работников, и позволит работать продуктивно и тесно. С помощью досок, списков и карт, есть возможность организовать все задачи и расставить очередность приоритетных дел в гибкой форме.
  • Evernote— электронный блокнот. В нем создаются и хранятся различные записи, аудиофайлы.
  • Wunderlist, поможет компоновать необходимые задачи. Например, вы запланировали отпуск, или управляете сразу несколькими делами, проектами. А может просто, желаете рассказать о приобретении своих покупок с другом / подругой.

Методы управления временем тайм менеджмент, помогут больше успеть сделать дел, за короткий промежуток времени, приукрасят вашу жизнь.

И только в том случае, если будет ежедневное планирование дел, приоритетная расстановка задач, выполнение работы по списку, самомотивация.

  1. 5
  2. 4
  3. 3
  4. 2
  5. 1
(3 голоса, в среднем: 4.7 из 5)
244

Понравилась статья ? Поделитесь ей с друзьями!




Оставить комментарий